Home
DTOTVM
e-Office

Introduction to e-Office

 1. eOffice- ഒരു ആമുഖം 

ഓഫീസ് ഫയലുകൾ പൂർണമായും ഇലക്ട്രോണിക് ഉപാധികളിലൂടെ മാത്രം നിർമിക്കുകയും കൈമാറുകയും സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന സംവിധാനം ആണ്.- eOffice.

1.  1 പ്രത്യേകതകൾ 

  • Office ഫയലുകൾ പൂർണമായും സോഫ്റ്റ് കോപ്പി മാത്രമായി മാറുന്നു.

  • പൊതുജനത്തിന് തൻ്റെ കത്തിന്മേലുള്ള തുടർ നടപടികൾ നിരീക്ഷിക്കുവാൻ സാധിക്കുന്ന തരത്തിലുള്ള സംവിധാനം ആണ് eOffice.

  • ജൂനിയർ അക്കൗണ്ടൻറ്  മുതലുള്ള ജീവനക്കാർ അവരവരുടെ Email I D ലോഗിൻ Success ആണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതാണ്.

  • CRU മെയിൽ പാസ്സ്‌വേർഡ്  passapp.email.gov.in/passapp/ എന്ന വഴി റെസ്റ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

  • System Requirement: Mozilla FireFox എന്ന Web Browser ( Version  90 above). ഏറ്റവും പുതിയ വേർഷൻ Download ചെയ്യാൻ ഈ  website സന്ദർശിക്കുക https://www.mozilla.org/en-US/firefox/new/?reason=manual-update

  • ശേഷം https://eofficetreasury.kerala.gov.in/ എന്ന URL ലൂടെ eOffice  Login Page ലഭിക്കും.


IMPORTANT : 

e -Office ൽ ഉപയോഗിക്കേണ്ട font type കൾ 

For English Draft :

Use Times New Roman.


For Malayalam Draft:

Meera Font 

(Download Link: https://dtotvm.blogspot.com/p/downloads.html )


IMPORTANT : 

രഹസ്യ സ്വഭാവമുള്ള ഫയലുകൾ  eOffice മുഖാന്തിരം അയക്കാതിരിക്കുവാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക.

ഉദാ : വിജിലൻസ് റിപ്പോർട്ടുകൾ, ട്രാൻസ്‌ഫർ & പോസ്റ്റിംഗ് ഓർഡറുകൾ മുതലായവ.


 1.  2     🔑 Login ചെയ്യുന്ന വിധം  

  • Login ID ആയി CRU മെയിലിൽ ഉള്ള പേരും PEN നമ്പറും കഴിഞ്ഞ് ' -ker ' എന്ന്  നൽകുക. 

ഉദാഹരണത്തിന് : adarsh123456@kerala.gov.in  എന്ന CRU Email I D യുടെ Login ID/User ID ,  ‘ adarsh123456-ker ’ എന്നായിരിക്കും.


Figure : 01. eOffice Login Page


  • CRU മെയിൽ പാസ്സ്‌വേർഡ് ‘Password’ ഓപ്‌ഷനിലും നൽകുക.




1. 3 ഫയൽ മാനേജ്‌മന്റ് സിസ്റ്റം  (File Management System).

User ID & Password  നൽകി ലോഗിൻ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ eOffice ൻ്റെ Home Page ലേക്ക്എത്തുവാൻസാധിക്കും.

Figure : 02. eOffice Home Page


eOffice- ൽ  തപാൽ ഫയലുകൾ File Management System  മുഖാന്തിരം കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സാധിക്കും.

1.  4   ഫയൽ ഡയറക്ടറി  സിസ്റ്റം  ( File Directory System ).📁

ഡയറക്ടറി എന്ന ഓപ്‌ഷനിലൂടെ ജീവനക്കാരൻറെ കൃത്യമായ CRU Email ID, Search  ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

1.  5   തപാൽ Receipt 

തപാലിൽ ലഭിക്കുന്ന കത്തുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഈ സെക്ഷനിലൂടെയാണ് 

1.5.1 തപാൽ ഫയൽ നമ്പർ

  • തപാൽ ഫയൽ നമ്പർ ചെയ്യുവാൻ : Receipt  ➤ Brows & Diaries  ➤ Electronic.


Figure : 02. eOffice Tapal Numbering & Tapal Upload Window.


  • തപാൽ ഫയൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുവാൻ : Upload Option തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

Tapal Numbering & Tapal Upload ന് ശേഷം തപാൽ സെക്ഷനിൽ നിന്നും ഫയൽ മേൽ സെക്ഷനിലേക്ക് അയക്കുവാൻ ‘ Generate & Send ‘ ഓപ്ഷൻ ആണ് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത്.


  • തുടർന്ന് ഏത് ഓഫീസർക്കാണോ ഫയൽ കൈമാറേണ്ടത് To ഓപ്‌ഷനിൽ ആ ഓഫീസറുടെ പേര് നൽകി Send കൊടുക്കുക.

  • Send ചെയ്തത് മാറിപ്പോയാൽ Reverse ചെയ്യുവാനായി File Select ചെയ്തത്  Pull Back ചെയ്യുക.. (File  Receive ചെയ്യേണ്ട ഓഫീസർ File ഓപ്പൺ ചെയ്താൽ Pullback സാധ്യമാകുകയില്ല )   

1.  6   ഫയൽ തയ്യാറാക്കൽ ( File Creation ) 📃

തപാൽ വഴി ലഭിച്ച ഒരു കത്ത് Receipt-ൽ Entry ചെയ്ത് നമ്പർ നൽകിയ ശേഷം അവയെ ഫയലായി സൂക്ഷിക്കുന്നതാണ് അടുത്ത നടപടി. സെക്ഷൻ അക്കൗണ്ടൻറ് / ജൂനിയർ അക്കൗണ്ടൻറ് ലെവലിൽ ആണ് File Creation ചെയ്യേണ്ടത്.  അതിനായി  File  ➤  Create   ➤  New

തെരെഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം വരുന്ന Window യിൽ ആദ്യ ഓപ്ഷൻ ട്രഷറി ' TRY ' സെലക്ട് ചെയ്യുക , ഏത് ട്രഷറിയാണോ അത് രണ്ടാമത്തെ ഓപ്ഷനിൽ നൽകുക മൂന്നാമത്തെ സെക്ഷൻ Skip ചെയ്ത് വർഷവും ക്ലാർക്ക് സീറ്റ് കോഡ് ഉം നൽകുക.

Description നൽകിയ ശേഷം File no  Generate ഓപ്ഷൻ Yes ആക്കി 'continue Working ' click ചെയ്യുക.


Figure : 03. eOffice File Creation.


1.  7 റെസീപ്റ്റുകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കൽ (Attaching/Adding Receipts) 

File Creation & Generate ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ അടുത്തതായി സ്കാൻ ചെയ്തു വച്ചിട്ടുള്ള തപാൽ / മറ്റ്  ഫയലുകൾ ക്രീയേറ്റ് ചെയ്ത ഫയലിലേക്ക് കൂട്ടിച്ചേർക്കേണ്ടതായിട്ടുണ്ട് അതിനായി Add Receipt ➤ Choose from inbox ➤ Remarks ➤ Attach  ചെയ്യുക.  

1.  8    കുറിപ്പുകൾ നൽകുവാൻ (Giving Notes)

ഫയൽ  create  ചെയ്ത് Attachment  add  ചെയ്തുകഴിഞ്ഞ ശേഷം പ്രസ്തുത ഫയലിനെ പറ്റിയുള്ള കുറിപ്പുകൾ / നോട്ട്സ് നൽകുന്നത്  Green Note (ഗ്രീൻ നോട്ട്) എന്ന ഭാഗത്താണ്  അതിനായി  Green Note   ➤   Add Green Note.

ഓരോ 10 സെക്കന്റിലും ഗ്രീൻ നോട്ട് Auto Save / Update ആകുന്നതാണ്.

1. 9 ഡ്രാഫ്റ്റ് / കവറിങ് കത്തുകൾ തയ്യാറാക്കൽ (Draft / Covering Letter Preparation)

Draft  ➤  Create New Draft  (Details നൽകിയ ശേഷം)  ➤  Save ചെയ്യുക തുടർന്ന് മേൽ ഉദ്യോഗസ്ഥന് ഫയൽ  കൈമാറുക അതിനായി  ‘Send Option’  ➤ To തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഓഫീസർ നെയിം ടൈപ്പ്  / സെലക്ട് ചെയ്ത് Send  നൽകുക 

(അക്കൗണ്ടൻറ് ലെവലിൽ ക്രീയേറ്റ്  ചെയ്ത e-Office  ഫയൽ ഓഫീസർ ലെവൽ കാണുവാൻ Draft  ➤  View Draft സെലക്ട് ചെയ്യുക )



1. 9. 1 ഫയൽ ഒപ്പിടൽ File Signing

ഫയൽ നടപടികൾ പൂർത്തിയായി കഴിഞ്ഞു  ഫയൽ അയക്കുന്നതിനു  മുന്നോടിയായി മേലുദ്യോഗസ്ഥൻ ഒപ്പിടേണ്ടതായിട്ടുണ്ട് . ഇ ഓഫീസിൽ അതിനായി പ്രധാനമായും 3 തരത്തിൽ ഒപ്പിടൽ നടത്താവുന്നതാണ് 

  1. e-Sign

ബയോ മെട്രിക് സംവിധാനത്തിലൂടെ ഒപ്പിടാവുന്ന രീതി.

  1. DSC Sign


ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ DSC Device മുഖാന്തിരം ഉപ്പിടുന്ന രീതി 

  1. Ink Sign

e-Office  വഴി തയ്യാറാക്കിയ ഡ്രാഫ്റ്റിൻറെ പകർപ്പ് Print  എടുത്ത ശേഷം അത് ഒപ്പിട്ടു തിരികെ സ്കാൻ ചെയ്ത് Upload ചെയ്യുന്ന രീതി.


1.  10 കത്തയക്കൽ 📮

e-Sign ചെയ്ത ഫയലുകൾ ഓഫീസർ / ATO / STO / DTO ലെവലിൽ സൈൻ ചെയ്ത ശേഷം അക്കൗണ്ടൻറ് ലെവലിലേക്ക് അയക്കുന്നു. തുടർന്ന് അക്കൗണ്ടൻറ് ടി  ഫയൽ തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് വേണ്ടി പ്രസ്തുത ഓഫീസർ / ഓഫീസിലേക്ക് അയക്കുന്നു  അതിനായി Intra Office   ➤  ( അയക്കേണ്ട ഓഫീസിൽ അഡ്രസ്സ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക )  ➤Add.   ➤  Update   ➤  Initiate dispatch. തെരെഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം പ്രസ്തുത ഓഫീസിലേക്ക് അയക്കുക .


IT CELL               DISTRICT TREASURY   TRIVANDRUM

                                                                                                     


Post a Comment